Корпоративный портал для АПК «ПРОМАГРО»

2017 г.
Ключевые участники: Орлова Юлия, Павел Никонов, Вадим Горин, Иван Сажнев, Андрей Рева, Васильева Варвара
Технологии: 1C-Битрикс: Корпоративный портал

О ситуации

В компании трудится большое количество сотрудников. Одна часть работает непосредственно на производстве, другая – в административных отделах. Из-за чего на предприятии стояла острая проблема коммуникации между многочисленными подразделениями компании. Создание собственного корпоративного портала должно было стать её эффективным решением. Также для руководителей было важно регулярно получать обратную связь по вопросам улучшения работы компании. Необходимо было создать инструмент, позволяющий услышать мнение каждого сотрудника, в том числе производственного отдела, связь с персоналом которого раньше не осуществлялась напрямую.

О целях и задачах проекта

01
Оптимизация работы сотрудников и их взаимодействия внутри компании
02
Обеспечение удобства постановки задач и контроля их выполнения
03
Автоматизация документооборота и внедрение полезных функций
04
Организация хранилища полезной литературы и корпоративной документации

Это позволило бы минимизировать потерю информации внутри компании, а также облегчить её поиск для всех сотрудников предприятия. Портал также должен был стать инструментом информирования сотрудников о корпоративной жизни компании, с помощью которого руководство могло бы оперативно сообщать персоналу актуальные новости и анонсировать предстоящие мероприятия. Помимо прочего, с помощью портала планировалось проводить и корпоративное обучение: организовывать курсы, тренинги и семинары в режиме онлайн, а также проводить итоговые тестирования.

О дизайне портала

В начале работы над проектом были изучены все требования к порталу, на основе которых была создана его структура и уникальная дизайн-концепция. Последняя соответствовала принятому в компании корпоративному стилю. По мнению генерального директора, это должно поднять командный дух коллектива и обеспечить более быструю интеграцию портала в рабочую среду.


Design

О ключевых решениях проекта

План развития

Функционал раздела помогает автоматизировать процессы внутреннего взаимодействия: доступны удаленная постановка задач, контроль их выполнения, составление отчетов и форма обратной связи. Сотрудник имеет возможность структурировать текущие задачи и создавать собственный план работ. Руководство этот план может корректировать, ставить дополнительные задачи, отслеживать их статус, регулировать занятость работника и оценивать результаты его деятельности. Раздел предоставляет возможность расширенной работы с отчетами. Их можно как загружать на портал, так и создавать прямо в системе. А специальный инструмент позволяет учитывать время, затраченное и на работу в целом, и на отдельные задачи.

Наши сотрудники

Раздел «Наши сотрудники» решает одну из главных задач портала – построение эффективной коммуникации внутри компании. В специальном справочнике с алфавитным указателем пользователь может просмотреть информацию обо всех работниках, а с помощью удобной системы поиска найти конкретного сотрудника по имени, адресу электронной почты, номеру телефона, ключевым словам или названию подразделения. Для каждого сотрудника выводятся контактные данные, фотография и кнопка «Написать сообщение», что дает возможность мгновенно связаться с нужным пользователем через портал. При этом отображается его статус присутствия или отсутствия в системе. Функционал мессенджера позволяет не только обмениваться сообщениями, но и совершать аудио-, видеозвонки, а также организовывать совещания в формате конференц-коллов.

Список документов

Раздел «Все документы» позволил решить проблему хранения и совместной работы с документацией компании. В структурированном виде сотрудникам представлена вся полезная информация: корпоративные документы, рабочие материалы и инструкции. Организована удобная система поиска по хранилищу портала в виде группировки данных по темам. Раздел также позволяет коллективно работать с документами, делиться ссылками, просматривать историю изменений. Все файлы находятся в едином хранилище, откуда каждый сотрудник может скачивать их самостоятельно без необходимости запроса доступа к нему.

Общая библиотека

Компания выпускает собственный корпоративный журнал. При создании портала стояла задача сделать его распространение более удобным среди сотрудников. Функционал Битрикс «Общие документы» был переработан под потребности заказчика. В результате появился новый раздел «Библиотека», позволяющий структурировано хранить полезную для сотрудников литературу – книги и журналы. Все материалы раздела представлены в удобном формате: есть изображение обложки, указано название, имя автора и краткий анонс. Материалы доступны для скачивания пользователями.

Раздел Кайдзен

Для заказчика было важно реализовать раздел с интересным названием «Кайдзен». Он был создан с целью получения обратной связи от сотрудников всех подразделений.

Пользователь может оставить на портале своё предложение по улучшению работы компании. В специальных полях он вводит его название, затем кратко описывает суть проблемы и предлагает свои идеи по её решению. После чего предложение отправляется на рассмотрение и, после его одобрения и начала реализации, публикуется в открытой части портала со статусом «В работе» или «Внедрено».

Например, сотрудник предлагает ввести опцию доставки еды тем, кто остается на рабочем месте после 22:00ч. В таком случае, в заголовке он кратко описывает суть идеи («Доставка еды в офис после 22:00»). В поле «Решаемая проблема» рассказывает о сложившейся ситуации («Падение производительности труда у сотрудников, работающих сверхурочно»). А затем, следующим шагом, предлагает свою идею по её решению («Сотрудники, находящиеся на рабочем месте после 22:00 имеют возможность заказать доставку еды в офис. Сумма одного заказа ограничена лимитом 1 000 рублей»).

Раздел «Кайдзен» дает работникам возможность внести свой вклад в развитие предприятия. А руководству, в свою очередь, помогает не только постоянно повышать уровень корпоративной культуры, но и регулярно оценивать текущую ситуацию в компании и мотивацию её сотрудников.

Обучение

В этой части портала размещены курсы для дополнительного обучения сотрудников. В зависимости от настроек видимости, они могут быть как индивидуальные, так и групповые. В каждом из них есть теоретическая часть, которая для удобства навигации разбита на главы или разделы. Для каждого курса по его окончании предусмотрено итоговое тестирование.

В публичной части портала каждый сотрудник может просматривать историю пройденных им курсов в разделе «Журнал обучения». В нём выводится информация о названии курса, итоговом тесте, наилучшем результате, количестве попыток и статусе прохождения. Кроме того, здесь есть возможность пройти тест еще раз.

Раздел «Обучение» решает сразу несколько задач. Во-первых, размещенные здесь курсы помогают новым сотрудникам быстрее освоиться и оперативно получить необходимые для работы навыки. Во-вторых, сотрудники со стажем имеют возможность повысить свою квалификацию. И, в-третьих, раздел предоставляет руководству компании эффективный инструмент оценки подготовленности кадров и уровня их профессиональных знаний, с помощью которого можно выявить существующие пробелы и восполнить их путем организации дополнительного обучения.

Отзывы

В ходе проекта реализован уникальный функционал «Отзывы. Пользователи имеют возможность оставлять отзывы о других сотрудниках, которые появляются в публичной части портала после модерации. Кроме того, они могут смотреть отзывы о себе, что служит дополнительным стимулом к повышению качества работы.

Функционал раздела также полезен тем, что позволяет руководителям компании получить оценку работы или личных качеств даже тех сотрудников, с кем они не находятся в непосредственном контакте и, таким образом, иметь полное представление о компетентности всего персонала предприятия.

Новости

С помощью портала стало проще информировать сотрудников о жизни компании: были выгружены новости с основного сайта и сформирован календарь событий, в котором отражены дни рождения работников и важные корпоративные даты.

Раздел новостей позволяет сотрудникам всегда быть в курсе событий не только своего, но и других подразделений. Портал оперативно информирует обо всех ключевых изменениях в работе компании, её достижениях и заслугах, будущих корпоративных мероприятиях, конкурсах и церемониях награждения.

Опросы

Руководство компании стремится к непрерывному улучшению и совершенствованию рабочих процессов. Для этой цели был реализован специальный функционал, с помощью которого появилась возможность выявлять потребности персонала и получать от них обратную связь о работе на предприятии.

Показать больше
>500
сотрудников ежедневно пользуются порталом
Кайдзен
раздел для обработки предложений от сотрудников
Дизайн
разработана уникальная дизайн-концепция портала
Обучение
раздел для индивидуальной и групповой подготовки сотрудников
Битрикс.Диск
позволяет структурировано хранить необходимую для сотрудников документацию
Повышение
эффективности коммуникаций подразделений компании
Агропромышленный комплекс «ПРОМАГРО» – вертикально интегрированная компания, специализирующаяся на промышленном свиноводстве, овцеводстве, мясопереработке, растениеводстве и переработке зернового сырья. Производственные подразделения расположены в Старооскольском городском округе Белгородской области. Компания является одним из крупнейших производителей свинины Черноземного региона и поставщиков мяса на рынке Российской Федерации.