Как рассчитать эффективность внедрения HRM-систем и других инструментов автоматизации
В 2024 году более 40% российских компаний продолжают реализовывать HR-задачи бизнеса «вручную», а к применению ИИ в качестве инструмента для подбора и найма персонала прибегают не более 5% компаний. О том, что может помочь HR-специалистам обосновать необходимость внедрения HRM-систем и других инструментов автоматизации и получить на них бюджет, рассказывает директор по развитию digital-интегратора QSOFT Олег Демченко.
По данным недавнего исследования hh.ru и МТС Линк, HR-специалисты 62% российских компаний согласны, что автоматизация HR-процессов повышает эффективность подбора персонала. Одним из ключевых инструментов, автоматизирующих работу с сотрудниками, являются HRM–системы.
HRM (Human Resources Management) — это комплексная автоматизированная система для управления персоналом. HRM-системы охватывают широкий набор бизнес-процессов и аналитических возможностей, позволяющих в полном объёме вести «историю» сотрудников от трудоустройства, расчёта заработной платы — до планирования и развития карьеры. Вот некоторые из них:
- Подбор и найм сотрудников: оптимизирует работу по поиску кандидатов на открытые вакансии.
- Адаптация новичков: позволяет быстро вводить в курс дел и задач новых сотрудников.
- Обучение и развитие: позволяет планировать и проводить обучение и корпоративные тренинги для разных подразделений компании.
- Компенсация и бонусы: оптимизирует работу с системой оплаты труда и расчетом компенсаций, помогает информировать сотрудников о доступных льготах.
- Оценка персонала: предоставляет инструменты для проведения оценки персонала.
- Трекер задач: позволяет отслеживать выполнение задач и контролировать процессы, поддерживает внутрикорпоративную коммуникацию
- Увольнение и кадровый резерв: упрощают процесс увольнения, предлагают варианты на замену уволенному специалисту и помогают передать обязанности новому сотруднику
Спрос на специалистов по автоматизации HR-процессов — и в частности умеющих выстраивать работу в HRM-системах — вырос на 70% в 2023 году. Тем не менее, этот рост пока обусловлен постепенным распространением систем исключительно в крупном бизнесе.
Большинство HR-директоров, все же, сталкиваются с нежеланием руководства выделять на это бюджет, ведь все, что напрямую не приносит компании прибыль, по-прежнему финансируется неохотно. Возникает вопрос: как обосновать руководству необходимость инвестиций, возврат которых неочевиден?
Почему сложно защитить бюджет на автоматизации HR
Первая причина, как бы парадоксально это ни звучало, совсем не в деньгах. Проблема кроется в самом подходе к человеческому ресурсу. Пока руководители предприятий считают сотрудников ресурсом, действительно, необходимость инвестиций в него даже на уровне лексики представляется сомнительной.
Между тем, в зарубежном секторе бизнеса привычен другой термин — «человеческий капитал». Это нематериальный актив компании, представляющий собой сумму экономической ценности всех сотрудников: знаний, опыта, навыков, здоровья, образования сотрудников и так далее. И есть заметная разница между человеческими ресурсами и человеческим капиталом.
Ресурсы — это источник, причём весьма ограниченный и конечный, что автоматически означает, что их нужно всецело использовать. Человеческий капитал, напротив, подразумевает актив, который нужно поддерживать и в который инвестировать средства.
Как оценить рентабельность вложений в человеческий капитал
Рентабельность инвестиций в человеческий капитал называется ROI человеческого капитала (HCROI). Это стратегический показатель HR, отражающий финансовую ценность, добавленную сотрудниками из тех денег, которые компания на них потратила — речь о найме, адаптации, оплате труда, обучении. Показатель легко рассчитывается по формуле:
Э = (В1 - В2) *Ц / З, где Э — эффективность инвестиций, В1 — производительность сотрудников после обучения, В2 — производительность сотрудников до обучения, З — цена за единицу товара, а Ц — инвестиции в человеческий капитал.
Например, вы реализуете инициативу по обеспечению дополнительного комфорта сотрудников стоимостью примерно 50 миллионов рублей. Это ваши затраты. Экономия (снижение стресса, прогулов, выгорания, снижение увольнений), которую вы получили в результате этой инициативы, составляет 150 миллионов рублей: HCROI = (150 – 50) / 50 миллионов рублей = 2 (представлено в соотношении 2:1).
То есть на каждый рубль, потраченный вами на эту инициативу, вы получаете выгоду в размере 2 рублей. Конечно, при таком анализе необходимо учитывать некоторые переменные (например, период измерения экономии средств). Но если данные и временные рамки согласованы, это очень эффективный способ расчёта HCROI.
Конечно, формула не универсальна, потому что на результат влияет множество разных данных: волатильность рынка, изменение условий и даже простая удача. Плюс, вы не всегда можете выстроить простую и понятную корреляцию. Например, действительно ли обучение сотрудников напрямую повлияло на финансовый результат? Но использование этой формулы — отличный способ планирования и размышлений. Вы сможете увидеть долгосрочные последствия, которые могут оказать инвестиции в человеческий капитал на финансовые показатели организации.
Как лучше оценивать рентабельность инвестиций
Во-первых, планировать проведение оценки. Это значит, что вы заранее определяете цели ваших инвестиций в человеческий капитал — и собираете данные до, во время и после проведения мероприятий. Например, обучающих или каких-то иных. Собираетесь нанять разработчиков? Это инвестиция, сформулируйте цели: на чём это должно отразиться и какие показатели вы фиксируете.
Во-вторых, анализировать данные до внедрения HRM и пошагово после внедрения, запуска пилотной версии, отзывов или других результатов.
В-третьих, пытаться преобразовать полученные данные в финансовые результаты. Это требует постоянного анализа каждой инвестиции и ее последствий, а это значит, что у вас должны быть четкие данные и до реализации инициативы. Например, вы инвестировали в дообучение, в результате которого ваш сотрудник автоматизировал рабочие процессы. Рентабельность в данном случае — это ваша экономия на процессах.
Другой пример: инвестиция в digital-комфорт сотрудников. Здесь сложнее, ведь нет ничего, что непосредственно влияет на прибыль. Однако, имея данные HRM-системы о частоте увольнений, внеплановых отпусков, болезней и прочих показателей до инвестиции, а также срез изменений, показывающий сокращение этих процессов, вы легко получаете расчеты финансовой выгоды: меньше увольнений — меньше инвестиций в новый найм, обучение и онбординг, усиление HR-бренда, повышение производительности и удовлетворенности сотрудников.
Таким образом
Автоматизация HR-процессов, так необходимая любому бизнесу для повышения эффективности не только самой HR-функции, но и для конвертации инвестиций в прямую выгоду (экономию, прибыль), по-прежнему тормозится исключительно непониманием инициаторами самой логики расчета экономической выгоды.
Научившись правильно прогнозировать её на основе предварительных данных и формул возврата инвестиций в человеческий капитал, компании могли бы существенно ускорить утверждение бюджетов на HRM и подобные инструменты.
Статья подготовлена специально для The HRD
