Цифровой ландшафт современного сотрудника: когда технологии превращаются в преграды
Цифровой ландшафт современного офиса — это обилие приложений, платформ и инструментов. Проверить почту в одном приложении, открыть CRM-систему, чтобы уточнить детали сделки, перейти в мессенджер, чтобы обсудить задачу с коллегой, открыть ещё одну систему, чтобы забронировать переговорную. И так на протяжении всего дня. Избыток разрозненных цифровых систем создаёт большое количество проблем, которые негативно сказываются на работе сотрудников и, как следствие, на результатах всей компании.
Олег Демченко, директор по развитию компании QSOFT, рассказал, почему игнорирование цифрового опыта сотрудника грозит компаниям серьёзными последствиями: от снижения продуктивности до роста текучести кадров, и как решать эту проблему.
Цифровой дискомфорт сотрудника и его последствия
Разрозненность систем — это в первую очередь разрозненность интерфейсов. И зачастую разница касается не только таких моментов, как «кнопка больше — кнопка меньше», «углы скруглённые — углы прямые», но и того, где располагается тот или иной элемент. Сотруднику становится трудно, а порой и невозможно найти нужный раздел, инструмент. Большое количество таких систем с разными интерфейсами ухудшает пользовательский путь. В результате падает эффективность работы.
Если сотрудник регулярно переходит из одной системы в другую, при этом UX у них разный, у него падает эффективность. Под каждую систему нужно перестраиваться. По данным исследования Slack, 68% сотрудников тратят на переключение между разными приложениями на рабочем месте не меньше 30 минут. Для каждого второго это затрудняет выполнение важных задач.
Постоянное переключение между системами с разными интерфейсами и логикой работы отнимает время и силы, снижает концентрацию и приводит к ошибкам. Эта проблема сказывается и на финансах компаний: около $500 млн ежегодно теряются из-за хаотичной, неэффективной IT-инфраструктуры.
У сотрудников, которые находятся на удалёнке или работают в гибридном формате, эффективность может падать ещё и из-за того, что они будут долго ждать решения любых вопросов, связанных с разными системами. Каждый ИТ-продукт нужно обеспечить поддержкой, и чем их больше, тем это сложнее для компании. Если сотрудник долго не может получить ответ на свой вопрос и помощь, это приводит к стрессу и выгоранию. Помимо того, что у него может буквально встать вся работа, потому что, например, программа зависла, а поддержка не отвечает.
Вторая проблема, которая неразрывно связана с первой, — фрустрация и стресс от сложных интерфейсов. Неинтуитивные интерфейсы, запутанная навигация, отсутствие единой логики в работе разных систем — всё это вызывает у сотрудников чувство раздражения и беспомощности. Вместо того чтобы сосредоточиться на выполнении своих задач, они вынуждены тратить время и нервы на борьбу с недружелюбными технологиями.
Также обилие разрозненных систем создаёт трудности коммуникации и сотрудничества. Если сотрудники используют для общения и совместной работы разные платформы и инструменты, это затрудняет обмен информацией, создаёт путаницу и приводит к конфликтам. Важные сообщения теряются в потоке информации, задачи дублируются, а сроки срываются.
Постоянное переключение между разными системами с разными интерфейсами снижает вовлечённость и мотивацию. Когда сотрудники не могут эффективно работать с цифровыми инструментами, это негативно сказывается на их отношении к работе в целом. Они чувствуют себя некомфортно и теряют мотивацию.
Кроме того, в компании могут возникнуть проблемы с адаптацией новых сотрудников. Им и так приходится усваивать большой объём информации и привыкать к новой среде. Если при этом приходится ещё и разбираться в лабиринте цифровых инструментов компании, это увеличивает время адаптации и снижает эффективность работы.
Вдобавок, есть риски безопасности данных. Использование множества разрозненных систем усложняет контроль за безопасностью данных и увеличивает риск утечек и кибератак. Фишинг (поддельные ссылки) и социальная инженерия по-прежнему остаются главной угрозой для информационной безопасности компаний, поэтому простота, удобство и единообразие информационной среды для сотрудников играют важнейшую роль в противодействии злоумышленникам.
Внедрить в компанию единую комплексную систему для всех задач или хотя бы для большинства не всегда возможно. Выходом может стать реализация стратегии оптимизации Digital Employee Experience (DEX, цифрового опыта сотрудников), которая поможет создать для сотрудников комфортную и безопасную цифровую среду, способствующую росту их продуктивности и мотивации.
Как оптимизировать цифровые продукты и повысить эффективность сотрудников
Стратегия построения цифрового пути сотрудника — это не просто внедрение новых технологий, а комплексный подход к организации цифровой среды в компании. Она направлена на то, чтобы сделать взаимодействие сотрудников с цифровыми инструментами максимально простым, понятным и эффективным.
И одна из ключевых задач этой стратегии — обеспечить сотрудникам согласованность интерфейсов всех систем, единый UX/UI. Нужно сделать так, чтобы сотрудник не замечал, что он работает в разных ИТ-продуктах. Визуально должно складываться впечатление, что в компании есть одна огромная система.
Для этого необходимо разработать дизайн-систему — это набор элементов с описанием того, как и когда их использовать: шрифты, скругления, отступы и так далее. В первую очередь дизайн-систему применяют для разработки ИТ-продуктов компании — как сайт, клиентское приложение.
Например, дизайн-система по цифровым продуктам условного банка подразумевает чёткий гайд, где прописано, что брать для того, чтобы сделать ту или иную страничку на сайте или в мобильном приложении. Каким должно быть мобильное приложение, что использовать в светлой теме, в тёмной теме. Какие будут отступы, какие блоки, какие заголовки. Помимо того, что у компании есть отрисованный дизайн, есть также заготовленные блоки-верстки. Сейчас эту дизайн-систему начинают проецировать на внутренние системы компании.
Для того, чтобы унифицировать UX/UI у пользователей во всех существующих продуктах, необходимо создать большой свод правил, как в компании внедряют внутренние системы. Какой должен быть интерфейс, какие темы нужно использовать — светлые или темные, где и какие блоки должны располагаться. Где будет находиться меню — слева или сверху. Как будут появляться новые страницы и вкладки — выпадать, выезжать и так далее. Все эти моменты нужно обговорить, определить и задокументировать.
А чтобы определить этот свод правил, нужно проанализировать пользовательский путь — на основе UX-исследований. Важно не просто унифицировать интерфейсы, а понять, какие варианты комфортнее, удобнее, эффективнее для сотрудников, и всё привести именно к этому единому знаменателю.
Дальше уже имеющиеся системы в идеале нужно постараться модифицировать под установленный стандарт. В идеале — потому что не для всех это сделать возможно. И в большей степени весь этот свод правил будет касаться внедрения новых продуктов — их интерфейсы должны быть унифицированы.
Не только единый интерфейс
Помимо интерфейса важно обратить внимание на несколько других нюансов: во-первых, возможность единого входа (SSO), чтобы упростить доступ к системам и повысить безопасность. Во-вторых, интеграция приложений, чтобы обеспечить бесшовное взаимодействие между ними.
Обеспечьте сотрудникам поддержку. Соберите всю необходимую информацию в одном месте и создайте базу знаний по системам, которые используются в компании. Проводите обучающие тренинги, чтобы помочь сотрудникам эффективно использовать цифровые инструменты.
Важно понимать, что построение цифрового пути — это не разовая акция, а непрерывный процесс, требующий постоянного мониторинга, анализа и корректировки. Поэтому важно собирать обратную связь — регулярно интересуйтесь мнением сотрудников о цифровой среде. Отслеживайте ключевые метрики цифрового опыта сотрудников. И адаптируйте эту среду под потребности и запросы людей.
Инвестиции в успех: преимущества внедрения стратегии цифрового пути сотрудника
Построение продуманного цифрового пути сотрудника помогает компании повысить эффективность работы сотрудников. Удобные инструменты и единая экосистема позволяют сосредоточиться на главном, не отвлекаясь на технические сложности. Это, в свою очередь, повышает их комфорт и мотивацию, способствует быстрому включению в работу. Для новых сотрудников удобство цифрового пути — это более простая и лёгкая адаптация.
Как результат, бизнес получает повышение производительности сотрудников, укрепляет свою репутацию — компания, которая вкладывается в цифровой опыт сотрудников, выглядит современной и привлекательной. Она получает конкурентное преимущество на рынке труда и повышает свои шансы на более быстрое закрытие вакансий. Всё это крайне важно в сегодняшних условиях борьбы за специалистов.
Кроме того, бизнес экономит на IT-поддержке: стандартизация сокращает количество обращений и расходы на обслуживание. Как минимум благодаря тому, что в едином интерфейсе у сотрудников возникает меньше вопросов, что им делать и как в каждой новой системе.
В мире, где технологии играют ключевую роль, эффективная стратегия цифрового пути сотрудника становится не просто конкурентным преимуществом, а необходимостью. Инвестируя в создание комфортной и продуктивной цифровой среды для своих сотрудников, вы инвестируете в успех и будущее вашей компании. Не откладывайте на завтра то, что можно сделать уже сегодня: начните строить цифровое будущее вашего бизнеса уже сейчас.
Статья подготовлена специально для HR по-русски
