Корпоративный портал «Мультикарта», QSOFT

О компании

ООО «МультиКарта», входящая в группу компаний ВТБ, с 1994 года представляет на российском рынке широкий спектр высокотехнологичных услуг для компаний банковской отрасли: процессинг и персонализацию пластиковых карт всех основных международных платежных систем, обеспечивает сервисное обслуживание банкоматной сети, организацию кросс-продаж в онлайн-каналах, геолокационные и многие другие решения.

О ситуации

Одним из важных бизнес-процессов внутри компании Мультикарта является процесс оформления и согласования заявок от сотрудников, которые поступают в HR отдел. Ранее, для того чтобы оставить заявку, сотрудники звонили или лично приносили необходимые документы, что создавало лишнюю нагрузку на работников отдела. Приходилось вручную систематизировать поступающие заявки. Поскольку часть из них требует согласования нескольких вышестоящих руководителей, сотрудникам необходимо было лично обойти весь список согласующих, что также отнимало время. Стояла задача создать единую платформу для всех участников процесса оформления и согласования заявки, оптимизировать работу отдела и перевести данный процесс в электронный вид.

Помимо этого планировалось внедрение и других сервисов портала, упрощающих работу сотрудников и компании в целом. Для реализации данных задач QSOFT использует платформу Битрикс24: Enterprise, которая обеспечивает легкость дальнейшего развития и внедрения необходимого функционала на портал.

О целях и задачах проекта

Создание единой коммуникационной платформы

Обеспечение быстрого доступа к информации

Оптимизация процесса оформления заявок

Обеспечение информации об отсутствующих сотрудниках

Раздел «Электронные заявки»

Для оптимизации работы компании перед QSOFT ставилась задача разработать удобный и максимально быстрый способ коммуникации сотрудников с отделом HR касательно вопросов оформления заявок.

Сложность состояла в том, что до внедрения сервиса все заявки оформлялись вручную, работники приносили свои заявления в бумажном виде, а сотрудники отдела по работе с персоналом их обрабатывали. Все эти факторы создавали перегруженность отдела, встала необходимость модернизировать весь бизнес-процесс. Для решения этой задачи был внедрен раздел «Электронные заявки». Его функционал позволяет обеспечить автоматизацию процессов подачи, утверждения и выполнения заявок и оптимизировать работу отдела. Для более быстрого поиска нужной заявки, они были разбиты на категории (всего более 30 заявок).

Многие типы заявок предусматривают многоступенчатые маршруты для согласования. Примером таких заявок являются: «Заявление на перевод в другое подразделение», «Заявление на другую должность», «Служебная записка на изменение оклада», «Служебная записка на установление надбавки», «Перенос ежегодного оплачиваемого отпуска» и другие. Также, предусмотрены сценарии движения заявки по маршруту согласования, в случае отсутствия одного из согласующих руководителей. Например, если отсутствует руководитель подразделения, заявка направляется его заместителю, если в подразделении отсутствуют оба согласующих лица, заявка пропускает такой шаг и двигается далее по цепочке согласователей.

Все поля форм заявок, которые имеются в справочниках портала, при формировании заявки заполняются автоматически с возможностью редактирования.
В заявках, где реализованы многоступенчатые маршруты утверждения, предусмотрена возможность автоматической подстановки ФИО согласующего данную заявку, и отметка о статусе решения согласующего лица «Согласовано»/ «Не согласовано».
Предусмотрены возможности формирования уведомлений всех участников согласования заявки: согласователей заявки о необходимости принять решение по запросу и инициатора заявки о статусе его заявки «Согласовано»/ «Не согласовано», о необходимости распечатать заявку, о необходимости передать распечатанную форму заявки ответственному лицу/отделу.
Все заявки ограничены по видимости: доступны для просмотра инициатору заявки и согласователям.
Автоматическое формирование печатной формы заявки, где это предусмотрено бизнес-процессом.

Иерархическая структура

Благодаря синхронизации и выгрузке данных из AD (Active Directory) реализованы несколько блоков портала: «Структура компании», «Телефонный справочник», сервис «Поиск сотрудников» и «Кадровые изменения».

Для удобства пользователей реализована простая и понятная визуализация многоуровневой иерархической структуры компании, которая наглядно отображает иерархию департаментов, управлений, отделов и секторов компании. Просмотр доступен всем пользователям.

Особенностью разработки этого раздела было изменение логики построения иерархии различных служб и отделов. В структуре подчинения есть подразделения, где отсутствует начальник. Такие подразделения должны автоматически подчиняться вышестоящему руководителю. Также, реализована возможность построить подчинения таким образом, чтобы один и тот же сотрудник одновременно был и в роли подчинённого и в роли руководителя. Например, заместитель начальника, на схеме может одновременно выступать и руководителем, со списком своих подчиненных и подчиненным в вышестоящем отделе.

Также, по данным, полученным из AD, был реализован удобный поиск информации о сотруднике, включающий личную информацию и номера телефонов. При клике на номера телефонов, открывается приложение для совершения звонка.

Раздел «Вопрос руководителю»

Функционал раздела позволяет пользователям отправить вопрос генеральному директору и руководителям. Отправка вопроса происходит только после дополнительной модерации пользователями с правами Модератора или Администратора.

Для создания вопроса предусмотрена кнопка «Создать обращение». После создания открывается список руководителей верхнего уровня, который формируется на основании выгрузки данных из AD (Active Directory). Когда обращение создано, оно автоматически переходит в статус «на модерации».

Модераторам доступны кнопки «Отправить руководителю» и «Отклонить». При нажатии на кнопку «Отклонить» отправка вопроса не происходит, при этом автор вопроса получает уведомление об отклонении. При нажатии на кнопку «Отправить руководителю» вопрос направляется на e-mail указанному в вопросе получателю.

Для руководителя предусмотрены вкладки «Открытые вопросы» и «Закрытые вопросы». На странице открытого вопроса отображается кнопка «Ответить». После того как руководитель ответил на вопрос, автору вопроса приходит уведомление об этом на e-mail. Посмотреть ответ на свой вопрос сотрудник может в разделе «Вопрос руководителю – Мои обращения».

Сервис «Документы»

Перед QSOFT стояла задача разработать единое пространство для хранения, создания, редактирования и удаления документов. С возможностью доступа к ней каждого сотрудника компании.

Функционал данного раздела реализован с использованием модуля «Диск» Битрикс24: Enterprise, который обладает следующими возможностями:

создавать, перемещать, переименовывать и удалять папки;
загружать, перемещать, переименовывать и удалять документы;
управлять правами доступа к документам и папкам;
осуществлять поиск по содержимому документов;
отслеживать ведение истории изменений документа – когда и кем был изменен документ;
возможность восстановить или удалить более ранние версии документа (глубина хранения версии – 10 уровней, глубину хранения версий должен регулировать администратор);
осуществлять принудительное оповещение сотрудников о загрузке документа (выбор оповещения: вся компания, подразделения, группа сотрудников).

Раздел «График отсутствий»

Функционал данного раздела позволяет наглядно отображать информацию об отсутствующих на рабочих местах сотрудниках, а также о планируемых отпусках сотрудников на год. Особенность раздела состоит в том, что при формировании запроса на отпуск или командировку в разделе «Электронные заявки», информация по согласованной заявке автоматически отображается в разделе «График отсутствий».

Раздел дает возможность осуществлять:

отображение графика отсутствия сотрудников;
просмотр перечня отсутствующих сотрудников за любой месяц/неделю/день (включая текущий), которые можно выбрать на временной шкале календаря с помощью кнопок навигации;
отображение графика отсутствий с возможностью фильтрации по всей компании/по подразделениям;
ручное добавление данных об отсутствии сотрудников для пользователей с соответствующими правами;
автоматическое добавление и отображение информации об отпуске или командировке сотрудника по утвержденной заявке на отпуск и командировку, которая прошла согласование через функционал раздела «Электронные заявки».

1000

Постоянных пользователей корпоративного портала

Города объединены интранет-порталом

Процесс авторизации и аутентификации через MS Active Directory

24/7

Постоянно доступный, стабильный, логичный и безопасный сайт

Электронные заявки

Диджитализация бизнес-процессов

Структура организации

Иерархическая сложноуровневая структура компании, визуализирующая соподчиненность сотрудников и отделов

Ключевые участники:	Орлова Ольга, Смирнов Сергей, Плешаков Алексей, Пронин Олег, Симбирский Михаил
Технологии:	Битрикс24: Enterprise