Корпоративный портал для банка «Открытие»

Предыстория

Предыдущая версия корпоративного портала банка «Открытие» работала с 2014 года. За это время на нем накопилось много точечных доработок и уже были попытки корректирования бизнес-логики компании по некоторым из сервисов, в результате чего потерялась целостность сценариев взаимодействия с порталом. Назрела потребность переработать и значительно дополнить интерфейс таким образом, чтобы все сценарии были учтены, актуализированы и стали максимально просты в использовании для сотрудников.

Было принято решение создать новый корпоративный портал «Открытие daily» и разработать собственное мобильное приложение, емкостью 30 000 человек.

В качестве исходной точки был текущий корпоративный портал, который работал на RBC Contents.

Возможности Digital workplace

Главная страница портала

Основные разделы и ссылки, дашборд самых необходимых и важных виджетов, персонализированный под каждого сотрудника.

Мой заместитель

Сервис Мой заместитель дает возможность руководителям делегировать свои обязанности в любой момент времени как через портал, так и через мобильное приложение. При этом предполагается множественный уровень делегирования, то есть для каждого заместителя можно назначить дополнительное заменяющее лицо: на случай отпуска или болезни. Сервис оказался очень востребованным и получил оценку 2,93 из 3 возможных баллов.

Собрание за 2 минуты

Сервис Организовать встречу позволяет провести собрание онлайн или очно. В случае онлайн-собрания сервис повторяет функционал Google.Meet или Zoom (предоставляя возможность записи события).

При очном собрании пользователь может заказать дополнительные услуги для встречи (например, кейтеринг), уточнить наличие оборудования (телевизор, проектор), выбрать переговорную комнату, количество участников, временной интервал, оформить приглашение участникам. Если у сотрудников уже занято время, сервис автоматически об этом оповещает и предлагает время свободное для всех.

Таймингом и повесткой встречи можно управлять

При разработке сервиса Бронирование переговорных у нас появилась идея, как решить проблему нехватки времени, отведенного на встречу. Мы решили исправить проблему, внедрив сервис Мониторинг повестки. Он управляет таймингом встреч и снимает множество задач с секретарей.

Мониторинг повестки позволяет эффективно следить за таймингом офлайн-встречи: за некоторое время до конца забронированного времени звуковой сигнал оповещает участников. Далее у них возможность продлить бронирование на месте, если следующее время не занято, или завершить встречу. Вся информация и расписание переговорных представлены на сервисе.

Сервис ведет повестку совещания и в онлайн-формате. При бронировании переговорных комнат можно создать и прикрепить повестку, где будут указаны основные вопросы собрания. В режиме реального времени все участники встречи видят повестку, какой вопрос обсуждается на данный момент и какой будет следующим, их общий порядок и сколько осталось времени до окончания текущего вопроса.

Кроме того, при многочасовых коллегиальных собраниях функция позволяет сэкономить время спикеров: отследить время своего выступления и подойти точно к нему.

Визитки в один клик

Каждый сотрудник может оформить электронную визитку в один клик. Микросервис работает крайне просто – в Личном кабинете сотрудника формируется QR-код, отсканировав который в телефоне сразу добавляется контакт со всем данными (ФИО, должность, компания, телефон, почта). Сервис экономит огромное количество бумаги.

Экономить рабочее время позволяет функция заказа печатных визиток. Сотрудник самостоятельно указывает в заявке необходимые атрибуты (ФИО, подразделение и т. д.), и визитка формируется автоматически. После этого она попадает к ответственному сотруднику в административно-техническом блоке, который занимается ее выпуском.

Здесь предусмотрена возможность сформировать печатный реестр, который потом отправляется в типографию. Сотрудник получает оповещения о каждом этапе производства визитки: отправлено в печать/на печати/изготовлено. После ее изготовления она направляется автору по внутренней корреспонденции, и заявка закрывается. Пользователь всегда может посмотреть статус в сервисе Мои заявки.

Корпоративный мессенджер

Корпоративный чат - полноценная замена классическим мессенджерам с гарантией безопасности корпоративных данных.

Чат с функционалом видео- и аудиозвонка позволяет обмениваться сообщениями с одним или несколькими пользователями, создавать чат-комнаты для обсуждения различных вопросов. Им можно пользоваться как в браузере на компьютере, так и через мобильное приложение.

Сообщения синхронизируются на всех устройствах, даже если сотрудник переключается с одного на другое.

Поиск

Для компаний совершенно разных отраслей функция поиска является, с одной стороны, наиболее востребованной, с другой стороны - наиболее проблемной из-за плохой реализации сервиса и длительности процесса.

Для решения этой «боли» на портале «Открытия» реализован сложный поиск на базе масштабируемого полнотекстового поискового и аналитического движка Elasticsearch. Он позволяет быстро в режиме реального времени хранить, искать и анализировать большие объемы данных.

Гибкий и сложный метод помогает исправлять неправильную раскладку, осуществлять поиск с ошибками, по различным признакам. Например, если в строке поиска ввести: Сергей IT, то поиск выдаст всех сотрудников с именем Сергей из IT-подразделения. Также в поисковой строке появляются подсказки при вводе символов, что значительно сокращает время поиска.

Поиск осуществляется по блокам (сотрудники, новости, объявления, спецпредложения), фильтрам (компания, временной промежуток и так далее) и тэгам.

В ближайшее время планируется масштабирование функции: внедрение поиска не просто по порталу, но и по информационным системам всего банка.

Корпоративное облачное хранилище

На портале организовано облачное хранилище данных. Есть как личный, для каждого сотрудника, так и общий диск группы. Сотрудники могут добавлять файлы, папки, документы, просматривать их и шерить между собой.

Бронирование рабочего места в коворкинге

В связи с трендом на гибридный формат работы и сокращение офисных помещений мы разработали сервис бронирования корпоративного коворкинга через интерактивную схему офисов. Каждый сотрудник может открыть интерактивную карту, где показаны все свободные рабочие места для «шеринга», и забронировать подходящее на определенное время или день. Сервис позволяет проводить анализ загруженности офиса, что актуально при директивах от Роспотребнадзора ограничить заполняемость рабочих помещений на время пандемии. Впоследствии функция позволит проанализировать задействованные рабочие места и отказаться от аренды незадействованных помещений.

Подбор сотрудников

Сервис разработан для руководителей, он позволяет им размещать заявки для поиска и подбора необходимого сотрудника. Руководитель отдела делает заявку на подбор, она попадает в HR-отдел и параллельно формируется в разделе Вакансии, где сотрудники могут попробоваться на эту должность, а также автоматически интегрируется на портале HeadНunter.

После того, как процесс отбора кандидатов завершился, каждый департамент, отвечающий за выход нового сотрудника, в автоматическом режиме получает соответствующие запросы: проверка службы безопасности, изготовление пропуска, создание аккаунта и электронной почты, выдача необходимого рабочего оборудования и так далее.

То есть фактически руководителю понадобится заполнить одну заявку, чтобы найти нужного сотрудника, а затем организовать его выход на работу: от оформления пропуска до организации рабочего места.

Полноценный конструктор онлайн-опросов

Для проведения опросов и анкетирования мы создали полноценный веб-конструктор, сопоставимый по функционалу с ведущими коммерческими сервисами.

Сервис позволяет создавать опросы любой сложности, продумывать сценарии и логические цепочки - в зависимости от полученного ответа на тот или иной вопрос.

Возможности выстраивания логики:

• Пропуск вопроса в зависимости от ответа;
• Перенаправление на определенный вопрос или блок;
• Заданный или случайный порядок вопросов и блоков.

Ответы респондентов можно собирать в разных форматах, получая данные в том объеме, которые требует поставленная бизнес-цель:

• Множественные варианты ответов;
• Раскрывающийся список;
• Шкала;
• Эмоджи;
• Текстовое поле.

В конструкторе также можно анонимизировать респондентов, таргетировать опросы по определенным группам и анализировать статистику.

Сообщества

Сотрудники «Открытия» могут сами создавать сообщества по интересам или подразделениям, оперативно обсуждать все возникающие вопросы и координировать свои действия.

В дополнение к стандартному функционалу социальной сети (живая лента, посты, фотографии, комментарии и лайки) в сообществах есть дополнительные инструменты:

• Управление задачами и проектами (дашборды, ганты и пр.).
• Календарь мероприятий сообщества. События можно добавить в персональный календарь.
• Возможность заработать оупены*.

Помимо коммуникативной цели, сообщества играют роль Базы Знаний. Именно здесь, в сообществах подразделений, генерируется и впоследствии сохраняется в одном месте весь важный для работы контент: обсуждения, новые идеи, дашборды, документы и итоги рабочих задач.

230+ сообществ меньше чем за год работы

Объявления

Корпоративный сервис онлайн-объявлений, благодаря которому каждый пользователь может продать или купить товар «с рук». Наиболее популярные объявления: сдача квартиры и продажа детских товаров.

Спецпредложения

Программа лояльности банка и его партнеров: от скидок на услуги СПА и ПО до льготной ипотеки.

Новости

Доска с новостями всех компаний группы «Открытие». Сообщения автоматически таргетируются: сотрудник видит только актуальные для своей компании новости.

Геймификация

В основе геймификации лежит собственная цифровая валюта - оупен (созвучно названию банка на английском языке). Как и в реальной жизни, оупены можно заработать, а можно потратить.

Как заработать:

• Получить виртуальную награду - бейдж - за определенное действие или достижение. В специальном разделе пользователь может посмотреть, какие бейджи у него уже есть, какие он еще может получить и что ему необходимо для этого сделать.
• Получить виртуальное спасибо от коллеги или руководителя, подкрепленное, помимо слов благодарности, цифровыми монетами.
  

  

Как потрарить:

• Совершить покупку в виртуальном магазине Open Store.
• Подарить коллеге через сервис Сказать Спасибо.
  

Цифровая валюта интегрирована в сервисы:

• Бейджи в сообществах (оупены зарабатываются за достижения или определенные действия)
• Сказать Спасибо (можно подарить или получить в подарок корпоративные коины)

Цены в Open Store:
1 оупен - корпоративная ручка;
4 оупена - маска с уникальным дизайном;
17 оупенов - сумка-шоппер;
28 оупенов - аккумулятор для гаджетов;
100 оупенов - мяч с автографами футболистов;
160 оупенов (самая дорогая позиция) - Macbook.

Управление талантами

Вакансии

Все вакансии банка доступны в один клик. Сотрудник может либо откликнуться на вакансию сам, порекомендовать коллегу либо стороннего кандидата. Действует реферальная программа: за успешную рекомендацию сотрудник получает бонус.

Биржа талантов

Сервис позволяет сотруднику в описание его профиля указать, какими hard и soft skills он владеет. Сервис интегрирован с другими сервисами вакансий, благодаря чему по добавленным навыкам в дальнейшем можно искать вакансии внутри банка.

Кроме этого, сервис помогает оперативно разрешать возникающее вопросы по работе. Допустим, есть сотрудник, который отлично знает Excel, он может указать это как свой навык, чтобы впоследствии к нему по этому вопросу за помощью могли обратиться коллеги. Непосредственно сам сотрудник или администратор создает и заполняет навыки, после чего они проходят модерацию и впоследствии публикуются. Далее сотрудники присваивают себе эти навыки, они закрепляются у них в профиле, и могут выставить уровень владения тем или иным навыком: beginner, middle, senior.

По указанным навыкам, как по хэштегам можно фильтровать и производить поиск сотрудников. Сервис за короткий период времени стал очень востребованным, вследствие чего мы столкнулись со следующей проблемой: очень часто сотрудник, который был необходим, был постоянно занят или просто не мог выделить время на помощь с этим вопросом. Чтобы решить данную проблему, было решено создать отдельный сервис - Проекты и эксперты, который на данный момент находится в разработке.

Пребординг

Функция пребординга полностью оцифровывает прием новых сотрудников банка.

После успешного прохождения собеседования все дальнейшие коммуникации и процессы трудоустройства кандидата происходят посредством мобильного приложения. Здесь будущий сотрудник заполняет анкету для проверки службой безопасности, прикрепляет сканы документов и принимает оффер.

В день выхода на работу статус кандидата меняется и в мобильном приложении открывается доступ ко всем сервисам.

Онбординг

Сервис разработан для максимально безболезненного введения и ознакомления нового сотрудника с форматом работы банка, его историей и особенностями. При приеме нового сотрудника на работу, по нему запускается сервис онбординга, где поэтапно даётся информация: о банке, о его обязанностях и многом другом.

Выглядит сервис как контентная страница, где есть разделы: FAQ с ответами на самые часто задаваемые вопросы и обучающие курсы по внутренней системе. Чтобы информацию воспринималась лучше, она подается в формате игры, благодаря чему можно пошагово и поэтапно пройтись и, при необходимости, повторно все изучить. За пройденные этапы на личный аккаунт сотрудника начисляются оупены, которые он в дальнейшем может использовать.

Помимо этого, за сотрудником закрепляется HR-куратор, который получает всю информацию о сотруднике, его результате прохождения обучающего курса, предлагает помощь, если на каком-то этапе у него возникают сложности, чтобы за кратчайшие сроки вывести сотрудника на финальный этап – успешное прохождение испытательного срока.

Заявки

Информационный сервис, куда попадают не только кадровые обращения, но и любые другие заявки в рамках портала или сторонних сервисов: заказ визиток, бронирование переговорных комнат, парковки, заявки на ремонт оргтехники или закупку канцтоваров. Например, есть сервисная система К2, где оформляются заявки на отпуск, кадровые заявки. На сервисе Help Me аккумулируются все заявки на техподдержку.

Если это внутренние заявки (к примеру, на переговорные комнаты), то при клике открывается детализация к заявке и пользователь может проводить здесь какие-то действия. Если это какая-то внешняя система, то появится ссылка на детализацию системы.

Отпуск

Сервис позволяет сотруднику в один клик увидеть количество дней отпуска. В несколько кликов он может оформить и согласовать заявление на отпуск, а за две недели портал напомнит ему об отпуске.

Зарплата

В этом разделе пользователь может оперативно ознакомиться с зарплатным листом и получить расшифровку премии.

Документы и справки

Сервис на 60-90% сокращает время получения необходимых справок. Отдельного внимания заслуживает справка 2-НДФЛ, которая автоматически формируется, направляется на подпись и печать. Доставку справки можно заказать как в офис, так и на дом.

Больничный

В несколько кликов сотрудник может сообщить о болезни, прикрепить электронный больничный и не волноваться за выплаты по нему. Раздел интегрирован с ФСС.