Цифровизация бизнеса: как выбрать и внедрить корпоративный портал
Сегодня в условиях активной цифровой трансформации бизнесу уже не обойтись без корпоративных порталов. Эти веб-платформы предоставляют сотрудникам доступ к информации и сервисам компании, а также помогают организовать эффективную работу в условиях изменений. Корпорталы упрощают внутреннюю коммуникацию, автоматизируют рутинные процессы и интегрируют персонал в единую HR-экосистему, что позволяет организациям быстрее адаптироваться к современным вызовам. Что корпортал может дать бизнесу и как его грамотно внедрить — разберем на примере реальных кейсов QSOFT.
Практически все современные компании сталкиваются с рядом вызовов:
- Управление большими командами. В крупных организациях важно обеспечить быструю коммуникацию и доступ персонала к централизованной информации.
- Оптимизация процессов. Автоматизация заявок, согласование документов и других рутинных задач помогает снизить нагрузку на сотрудников.
- Обеспечение гибкости работы. Развитие удалённых и гибридных форматов работы требует внедрения удобных цифровых инструментов.
Для решения этих задач компании создают централизованные платформы, которые объединяют ключевые процессы, автоматизируют рутинные операции и предоставляют удобные инструменты для работы.
Хорошим примером является обновлённый корпоративный портал банка «Открытие», для которого QSOFT разработал сервис бронирования коворкинга через интерактивную карту офисов. Теперь сотрудники могут выбрать свободное место на нужное время и закрепить его за собой, что делает процесс организации рабочего пространства более удобным, ускоряет принятие решений и позволяет регулярно анализировать использование офисных зон.
Основные возможности интранета
-
Платформа становится единым хранилищем документов, внутренних регламентов и корпоративных новостей.
-
Встроенные мессенджеры, чаты, форумы, аудио- и видеозвонки упрощают взаимодействие между отделами и ускоряют обмен информацией между ними.
-
Все рутинные задачи — от заказа канцелярии и оформления отпусков до согласования договоров и выставления счетов — автоматизируются и экономят время.
-
Порталы позволяют создавать корпоративные мероприятия, поощрять сотрудников и укреплять командный дух. Персонал вовлекается в жизнь компании через внутренние соцсети, блоги и геймификацию.
-
Сотрудники получают доступ к рабочим инструментам и информации с любого устройства.
-
Корпоративные порталы оснащены инструментами для управления проектами, которые помогают командам эффективно распределять задачи и следить за сроками их выполнения.
-
Сотрудники из разных отделов могут совместно работать и отслеживать историю изменений документов, которые можно группировать по задачам, проектам и исполнителям.
-
Наличие отдельной папки с информацией о компании, процессах, коллективе, режиме дня и других аспектах позволяет новичкам самостоятельно изучать все необходимые материалы и подтверждать выполнение задач. На портале также может быть размещена единая корпоративная база знаний с регламентами и материалами, доступная всем сотрудникам.
-
Портал поможет оценить эффективность работы персонала, а также ключевые показатели компании: прибыль, расходы, маржинальность и так далее.
Каким компаниям нужен интранет
Корпоративный портал необходим организациям, которые стремятся упорядочить внутренние процессы, оптимизировать бизнес-операции и наладить эффективную коммуникацию между сотрудниками. Он особенно полезен для компаний, сталкивающихся с ростом, расширением географии, координацией проектов, автоматизацией рутинных операций и управлением сложной структурой.
К примеру, на портале банка «Открытие» организовано облачное хранилище данных, включающее личные и общие диски для групп. Это позволяет сотрудникам добавлять, просматривать и обмениваться с коллегами файлами, папками и документами.
Интранет также помогает поддерживать корпоративную культуру и вовлечённость.
Так, на портале АО «Райффайзенбанк» был внедрён уникальный мотивационный инструмент — «Карма», где пользователям присваиваются статусы за активность: «Новичок», «Энтузиаст», «Знаток», «Чемпион» и «Суперзвезда».
В компаниях с численностью от 50 человек портал становится незаменимым инструментом для повышения эффективности и автоматизации. Его функционал можно дополнять модулями CRM, системами электронного документооборота (ЭДО) и кадрового делопроизводства (ЭКДП), HR-аналитикой и другими инструментами. Для небольших организаций с численностью до 10 сотрудников достаточно простых цифровых решений, таких как чаты и мессенджеры.
Варианты внедрения корпортала
-
Полностью кастомизированное решение, адаптированное под задачи и специфику компании. Такой подход идеален для крупных организаций с особыми требованиями к функционалу.
-
Использование уже существующих решений, например, Битрикс24, VK People Hub и других. Это быстрый и недорогой способ внедрения, но с ограниченными возможностями для кастомизации.
-
Комбинированный вариант, который сочетает готовую платформу с доработками, учитывающими специфику бизнеса.
Важно помнить
Создание интранета — это не только IT-задача, но и ключевая часть стратегии цифровой трансформации компании. Прежде чем внедрять корпоративный портал, необходимо:
- Провести диагностику бизнес-процессов, чтобы понять, что работает правильно, а что нуждается в оптимизации.
- Определить приоритеты, составив список проблемных зон.
- Выбрать программное обеспечение (ПО), учитывая потребности организации, ее бюджет и сроки интеграции.
- Внедрить портал поэтапно, начиная с наиболее приоритетных процессов.
- Протестировать новую систему и оценить, что требует доработки.
- Обучить сотрудников работе с корпорталом.
Хорошим примером эффективного тестирования является корпоративный портал для банка «Открытие», где каждый сервис проверялся на группах разной численности. Сначала оценку проводили внутренние заказчики, затем пул из 300 пользователей, и после внесения всех правок и доработок проходил официальный релиз.
Критерии эффективности корпоративного портала
Оценка эффективности интранета — важный этап внедрения, позволяющий понять, насколько успешно система выполняет свои задачи, и полезна ли она для сотрудников и бизнеса.
Так, ГК НЛМК удалось привлечь на корпоративный портал почти 90% работников со своих предприятий благодаря сообществам, а также личным блогам. Такой подход усиливает чувство причастности, позволяет быть услышанными и находить единомышленников. Кроме того, на портале проводятся различные голосования, конкурсы и опросы.
Регулярная оценка эффективности интранета помогает понять, какие процессы работают на отлично, а какие требуют доработки.
Цифровизация — не просто тренд, а необходимость для современного бизнеса. Корпоративный портал — это рабочий инструмент, который объединяет сотрудников, оптимизирует процессы и помогает компаниям быть более гибкими и эффективными. Мы в QSOFT стремимся создавать системы, которые не просто решают текущие задачи, но и задают вектор их развития. Наш подход — это сочетание технологий, кастомизации и глубокого понимания потребностей клиентов
Статья подготовлена специально для vc.ru
