Оптимизация подписания документов в НЛМК: кейс цифровой трансформации от QSOFT
В современном мире, где скорость принятия решений определяет успех бизнеса, даже 20 минут на подписание документа могут стать критическими — особенно для международных организаций с десятками тысяч сотрудников в штате. Группа НЛМК не стала исключением. Руководители компании регулярно сталкивались с длительным процессом согласования документов, пока digital-интегратор QSOFT не предложил решение, которое сократило время подписания с 20 до 2 минут и освободило более 1800 часов в год. Как? Расскажем в нашей статье.
О заказчике
Группа НЛМК — международный производитель высококачественной стальной продукции с вертикально-интегрированной моделью бизнеса. Общий штат компании, включая все предприятия, насчитывает 45 000 сотрудников. НЛМК активно внедряет цифровые решения, однако процесс подписания документов долгое время оставался «узким местом».
Задача
Руководители компании ежедневно подписывают множество документов. Ранее этот процесс занимал около 20 минут, так как для доступа к системе вне офиса требовался корпоративный VPN, а загрузка веб-сервиса иногда занимала до 10 минут. Чтобы справиться с этой задачей, Группа НЛМК обратилась в QSOFT с просьбой создать удобное мобильное решение. Разработанное приложение «НЛМК@DOC» позволяет подписывать юридически значимые документы прямо с телефона, в любом месте и в удобное время.
Решение от QSOFT
Мобильное приложение «НЛМК@DOC» объединило три ключевых принципа: скорость, безопасность и удобство. Теперь руководителям Группы НЛМК не нужно тратить время на поиск документов или ожидание загрузки системы — процесс стал автоматизированным и занимает всего пару минут.
Как это работает
-
Как только документ готов к подписанию, руководитель получает оповещение на телефон.
-
Все материалы для подписания собраны в едином пространстве с возможностью сортировки по имени или дате создания.
-
Достаточно ввести имя документа, ключевое слово или наименование задачи, чтобы оперативно найти нужный файл.
-
Вся важная информация находится под рукой: сумма договора, согласующие лица, пояснительные записки, сопроводительные письма и другие документы, необходимые для принятия решения.
-
Больше никаких долгих загрузок. Все файлы можно просматривать прямо в приложении, без необходимости их скачивания.
-
Мобильная подпись с подтверждением через SMS исключает вероятность случайного утверждения документов.
-
Вход в приложение осуществляется по Face ID, гарантируя подтверждение личности.
-
В случае отказа пользователь может выбрать причину из предложенного списка или указать свою.
Результаты
Благодаря цифровизации процесса руководители НЛМК теперь подписывают документы за 1–2 минуты вместо 20. Все этапы согласования — от просмотра до утверждения — происходят в одном мобильном приложении, что обеспечивает максимальное удобство для пользователей.
Руководители могут подписывать документы в любое время и в любом месте, без привязки к офису или стационарному компьютеру. При этом уровень безопасности остаётся высоким: подтверждение подписания через SMS исключает возможность подлога, а авторизация по Face ID не только ускоряет процесс, но и делает его более удобным и надёжным.
Использование мобильного приложения «НЛМК@DOC» освободило свыше 1800 рабочих часов в год, позволяя руководителям сосредоточиться на более важных задачах.
Работа команд QSOFT и НЛМК выходит за рамки внедрения цифровых инструментов. Мы выстроили долгосрочные отношения и глубоко понимаем их внутреннюю структуру. Это позволяет нам создавать решения, которые органично интегрируются в работу предприятия, ускоряют процессы, приносят пользу сотрудникам и компании в целом
Как это влияет на бизнес
Проект показал, что даже такие тривиальные процессы, как подписание документов, могут стать драйвером роста. Мобильное приложение «НЛМК@DOC» активно используется Группой НЛМК и демонстрирует отличные результаты. Решение от QSOFT не только ускорило процессы, но и повысило лояльность сотрудников — они получили инструмент, который экономит их самый ценный ресурс — время.
Мы довольны системой, созданной совместно с компанией QSOFT. Она позволяет сотрудникам удобно решать свои задачи без лишних потерь времени в том месте, где они находятся в данный момент
Статья подготовлена специально для vc.ru
