Шаг 2. Пребординг. Онбординг
Текучесть кадров в российских компаниях в 2022 году, по данным Reward Gateway, составила 17,3%. Это усреднённый показатель, среди высококвалифицированных специалистов, по отдельным отраслям его значение приближается к 30%. Частый поиск соискателей на быстро пустеющие вакансии, оформление, переподготовка и полная интеграция новых сотрудников увеличивают рабочую нагрузку на персонал, формируют критическую массу неизбежных ошибок, негативно сказываются на результатах труда и неявно, хотя ощутимо, обременяют бюджет.
О том, какие цифровые технологии в HR помогут снизить издержки и улучшить производительность, рассказывает Олег Демченко, директор по развитию и управляющий партнёр цифрового интегратора QSOFT.
Успешность бизнеса напрямую зависит от умения работать с людьми. Цифровые инструменты помогают автоматизировать поиск нужных специалистов, приём и адаптацию. Здоровая рабочая атмосфера, в свою очередь, положительно влияет на рост производительности труда и прибыльность бизнеса.
Процессы адаптации принято декомпозировать на три составные части, внутри каждой из которых существует собственный диджитал-функционал.
Предварительная адаптация (пребординг)
Начинается с момента, когда соискателю вакансии работодатель готов сделать предложение о работе. На этой стадии контурируется зона ответственности, обсуждаются график и условия труда, карьерные ожидания, размер вознаграждения, льготы и преимущества. Параллельно решаются административные вопросы, оформляются документы, готовится рабочее место в физическом пространстве офиса. Регулярные коммуникации в это время играют роль антистресса: снижают тревожность, повышают вовлечённость и рождают радостное предвкушение с обеих сторон.
Функцию такого взаимодействия — предварительного неформального знакомства с компанией, командой, культурой — можно частично поручить чат-боту или корпоративной нейросети, работающим в режиме 24/7. Они покажут презентацию, посоветуют онлайн-платформы для самостоятельного изучения смежных тем перед выходом на работу, предложат подписаться на тематические или корпоративные группы в социальных сетях, ознакомят с текущей версией должностной инструкции, ответят на вопросы, учтут индивидуальные интересы и потребности будущего члена команды и направят приветственное письмо в первый день работы. И с днём рождения поздравят раньше всех, и даже приватно, если вы хронический интроверт. Считайте, один друг на новом месте точно есть.
Вводная адаптация (онбординг)
Стартует с первого рабочего дня и занимает пару–другую недель или даже месяцев. Это стадия корпоративной социализации, очного знакомства, налаживания связей с коллегами, погружения в цели, рабочие процессы и нюансы корпоративной культуры.
И здесь чат-боты, виртуальные помощники и ИИ могут автоматизировать многие аспекты адаптации: предоставить доступ к корпоративным ресурсам, календарю, трекерам задач, пользовательским инструкциям в кратком удобоваримом изложении, архивному диску, где собрана коллективная память по завершённым проектам. Пригласят на онлайн-встречу или виртуальный кофе-брейк, предупредят о корпоративных мероприятиях и представят возможности для развития. Умная система сама учтёт совпадение интересов и подберёт кандидатуру наставника на первое время.
Продолжающаяся адаптация (пост-бординг)
Условно длится около года, в течение которого примерно каждые три–четыре месяца случаются критические рецидивы. На этом этапе большую роль играют мониторинг продуктивности сотрудника и обратная связь. Сформулировать вопросы и узнать мнение новичка об опыте адаптации также можно поручить чат-ботам со встроенными алгоритмами искусственного интеллекта. Хорошо отлаженная обратная связь поможет донастроить рабочие процессы и извлечь уроки на будущее.
Объединение тысячи сотрудников в единую цифровую платформу — важная задача в области управления человеческими ресурсами. Сейчас в незаменимые внутренние сервисы больших корпораций входит ряд инструментов: корпоративный портал, интуитивно понятное мобильное приложение, а также специальные HR-сервисы с элементами геймификации, облегчающие онбординг и многое другое. В результате, все вышеперечисленное позволяет значительно сократить время на выполнение рутинных задач, улучшить коммуникацию между работниками и руководством, а также повысить уровень пользовательского комфорта и удовлетворённости
Можно утверждать, что инвестиции в адаптацию улучшают ключевые показатели эффективности бизнеса. В список плюсов войдут следующие аргументы и цифры:
- Низкая текучесть кадров. Пройдя полный цикл адаптации, сотрудники с большей долей вероятности останутся в компании. Это обеспечит значительную экономию средств, связанных с подбором персонала и переподготовкой. По данным Общества по управлению человеческими ресурсами (SHRM), стоимость замены штатного сотрудника может составлять до 200% его годовой зарплаты.
- Активная вовлеченность. Вовлеченным может быть только тот специалист, который создает результат и осознает свою ценность. Такой человек испытывает удовлетворенность от работы, что служит источником сильной внутренней мотивации. Корпоративный портал позволяет внести элементы геймификации в рабочие процессы — вести свою колонку вопросов-ответов или блог-страницу, или принять участие в акции или конкурсе — таким образом обеспечивая разнообразие форм активного участия сотрудников в жизнедеятельности компании и повышая их вовлеченность.
- Устойчивая репутация работодателя. Положительный опыт онбординга способствует формированию устойчивой позитивной репутации работодателя. Довольные сотрудники становятся самыми сильными сторонниками компании, косвенно работая на развитие бренда.
- Высокая удовлетворенность клиентов. Мотивированные сотрудники скорее обеспечат высокое качество клиентского сервиса. Исследования Temkin Group показывают, что довольных покупателей у компаний с активными вовлеченными командами на 12% больше, чем у конкурентов, не уделяющих внимание мотивации персонала.
- Культура инноваций. Команда, с готовностью принимающая изменения, потому что любит новое, усложняющееся, нескучное и нерутинное, культивирует инновации изнутри.
Исследования показывают, что пребординг на 20% снижает вероятность ухода новых сотрудников после испытательного срока, а сильный онбординг поможет удержать на 50% больше новых сотрудников в первый год их работы.
Вместо вывода
Итак, адаптация сотрудников выходит за рамки заполнения вакансий, это непрерывный процесс принятия и освоения изменений: новых людей, новых программ, новых компетенций и сопряжённых функций. Как ни парадоксально это звучит, но именно цифровые инструменты адаптации обеспечивают человекоориентированность без тяжёлого психологизма.
По прогнозам экспертов в области рекрутинга и развития человеческого капитала, использование технологий искусственного интеллекта и машинного обучения для оптимизации HR-процессов получит широкое распространение в ближайшие годы. К такому положению вещей надо готовиться.
Уже сегодня алгоритмы ИИ способны автоматизировать производство контента для интрасети, предлагая релевантную информацию на основе поведения пользователей, оптимизируя макет для того, чтобы пользователям было интуитивно проще с ним взаимодействовать. ИИ может обеспечить интеллектуальную поддержку с помощью чат-ботов, проанализировать взаимодействие с пользователем для выявления потенциальных проблем, обеспечить централизованное хранение корпоративного знания, а также обнаружить и проактивно отреагировать на угрозы безопасности, защитив конфиденциальные данные.
Компаниям придётся прикладывать усилия, чтобы привлечь и удержать лучших специалистов, разрабатывая менее иерархичные бизнес-модели, проявляя внимание к каждому сотруднику. Поэтому в широком контексте внедрение цифровых инструментов в практику HR — это не роскошь, а способ адаптации к изменениям. Вопрос на самом деле звучит вот так: раньше или позже конкурентов вы успеете это сделать.
Статья подготовлена специально для Global CIO
