Реализовать корпоративный портал и его мобильную версию, чтобы создать единую точку доступа ко всем ресурсам компании и digital-среду для повышения вовлечённости и мотивации команд АФК «Система». В единой защищённой информационной среде как штатные, так и внештатные сотрудники будут оперативно решать вопросы и пользоваться внутренними сервисами: искать контакты коллег, бронировать переговорные, обращаться в HR-отдел за справками, создавать заказы воды, канцелярии или заявки на пропуск, обсуждать последние новости компании. Разработанные решения должны упростить коммуникации между подразделениями, создать комфортную среду совместной работы, автоматизировать подачу и обработку заявок, снизить нагрузку на HR-отдел, а также обеспечить быстрый и удобный доступ к корпоративным данным и сервисам на любом устройстве в рамках бюджета
ПАО АФК «Система» — крупнейшая российская инвестиционная корпорация с портфелем системообразующих компаний из различных отраслей, включая телекоммуникации, деревообработку, энергетику, сельское хозяйство, фармацевтику, строительство, банковский и гостиничный бизнес. Корпорация ведет инвестиционную деятельность более 25 лет, управляет активами на 1,4 триллиона рублей и контролирует такие крупные компании, как МТС, Segezha Group, ГК «Медси», группа «Детский мир», «Биннофарм Групп» и еще 12 ведущих российских компаний, при этом имеет сложную структуру с множеством горизонтальных и вертикальных департаментов, расположенных в различных городах
Разработали масштабируемый интранет-портал и мобильное приложение для АФК «Система», объединившие корпоративные ресурсы и внутренние сервисы в единую экосистему для коммуникации, обучения и развития сотрудников. Полностью оцифрованы процессы бронирования переговорных, ускорена обработка рутинных вопросов с помощью автоматизированной системы заявок, а также автоматизированы бэк-офисные задачи от оформления отпусков до заказов канцелярии и пропусков. Это значительно снизило информационную нагрузку на руководство и службы HR, бухгалтерии и юристов, обеспечило быстрый и удобный доступ к документам и данным. Благодаря единой базе с поиском и подсказками экономилось рабочее время, повысились мотивация и вовлеченность персонала через интерактивные функции обратной связи, комментариев и лайков. Внедрена система оперативного информирования, что ускорило доставку важных корпоративных новостей и улучшило качество рабочего сервиса
сотрудников ежедневно работают в системе
25 %
увеличилась посещаемость офиса за счет внедрения системы бронирования рабочх мест
раза сократилось время на выполнение типовых операций
сотрудников используют мобильную версию портала
Личный кабинет сотрудников в корпоративном портале включает основной и часто используемый пользователями функционал: личные данные (заполняемые администратором или импортируемые из AD), возможность загрузить фото и указать мобильный телефон, а также описание личных достижений и увлечений. Внедрены виджеты «Мой отпуск» и «Мой больничный» с данными из «1С:ЗУП», включающие количество доступных и использованных дней, а также кнопки для уведомления руководства и HR о болезни. В кабинете отображается информация о страховке с автоматическим входом в раздел страховой компании без дополнительной авторизации. Для руководителей предусмотрены расширенные возможности контроля заявок и отпускных графиков по отделу. Блок «Мои контакты» позволяет быстро связываться с коллегами и управлять видимостью контактов. Кроме того, реализован удобный блок заявок с отображением статуса и дат, с переходом на общий HR-сервис, а для пользователей с ролью согласующего — вкладка согласования заявок. Такая интеграция облегчает повседневную работу сотрудников, автоматизирует важные процессы и обеспечивает эффективное взаимодействие внутри компании. Польза для бизнеса:
Модуль бронирования переговорных комнат — это удобный интерфейс с карточками комнат, описанием оборудования и возможностью резервирования дополнительных услуг (ВКС, переводчик, IT-поддержка, кейтеринг) с уведомлениями ответственным. Особое внимание уделено сложной интеграции с Outlook: для поддержки регламентных (повторяющихся) броней создан специальный механизм с выделением отдельной учётной записи для каждой переговорной комнаты, где автоматически проверяется занятость, компенсируя отсутствие такой функции в стандартном календаре Outlook. Мобильное приложение повторяет весь основной функционал, позволяя бронировать переговорные с любого устройства. Модуль синхронизирован с календарём MS Outlook через MS Exchange, что обеспечивает своевременные уведомления о встречах. Реализованы гибкие фильтры, просмотр расписания по дням, неделям и месяцам, а также экспорт отчётов по бронированиям. Польза для бизнеса:
Модуль отображает разные категории заявок: заказ пропусков для посетителей и автотранспорта, HR-справки, заказ материалов или услуг), с описанием данной категории а также вкладку со списком личных заявок от конкретного сотрудника и статусом их исполнения. При апдейте статуса заявки сотруднику приходит уведомление в почте. Сотрудникам, принимающим участие в процессе обработки обращений доступен раздел с актуальными заявками на согласование и фильтром по дате, статусу или ФИО сотрудника, инициировавшего заявку, где можно ее согласовать, отклонить и оставить комментарий. На портале всем ответственным за согласование приходят уведомления о необходимости отреагировать на заявку. Согласование заявок происходит по вертикали и проходит все этапы от первого звена до конечного согласующего в автоматическом режиме. Польза для бизнеса:
Модуль автоматизации планирования отпусков — это Гант-график с разбивкой по месяцам и фильтрами по годам, сотрудникам и подразделениям, адаптированный под разные роли пользователей: сотрудники видят личные и групповые отпуска, руководители и согласующие – режимы планирования и согласования с лентой активных заявок. Внедрена цветовая индикация статусов отпусков (запланирован, на согласовании, согласован, утвержден) для наглядности. С учётом нестандартной организационной структуры заказчика администратор портала в режиме реального времени управляет департаментами и прикрепляет сотрудников, а разработана система ролей пользователей от рядового сотрудника до Президента компании. Модуль интегрирован с «1С:ЗУП» для загрузки актуальных данных по доступным отпускным дням, что обеспечивает точное и удобное планирование в единой системе. Такое решение упрощает согласование и планирование отпусков, повышает прозрачность процессов и сокращает время на администрирование. Польза для бизнеса:
Модуль цифрового кадрового резерва включает десктопную и мобильную версии с одинаковым функционалом и интуитивно понятным интерфейсом. В разделе представлен список карточек кандидатов внутреннего и внешнего резервов с фильтрацией по ключевым параметрам и разделением по статусам: активные кандидаты, вне резерва и уволенные сотрудники. При открытии карточки доступна детальная страница с личной информацией, опытом работы, профессиональными достижениями и комментариями от директора по персоналу и HR-менеджера. Администратор может задавать теги для улучшения поиска кандидатов, а также внизу страницы представлены раскрывающиеся блоки с дополнительными сведениями. Резюме и данные кандидатов можно экспортировать в удобных форматах, что упрощает управление кадровым резервом и повышает эффективность подбора сотрудников. Польза для бизнеса:
Модуль новостной ленты отображает на главной странице последние новости компании в виде карточек с отметками для файлов и возможностью полнотекстового поиска, фильтрации по тематике, датам, категориям и тегам. Лента полностью персонализируется по подпискам на интересующие теги, авторов и темы, а доступ к новостям регулируется автором при создании. Отдельно реализован блок «Корпоративный журнал» с цифровыми выпусками прессы в формате PDF для чтения и скачивания. Помимо основного модуля, команда внедрила стандартные корпоративные сервисы: телефонный справочник, оргструктуру и учет активов, форму обратной связи с руководством, медиа-браузер с плеером, сервис опросов, корпоративную базу знаний и пользовательские виджеты — календарь событий, динамические ленты назначений и дней рождений, анонсы новостей, статусы заявок, актуальные курсы валют, быстрые ссылки и наиболее популярные контакты пользователей. Такое комплексное решение обеспечивает прозрачное информирование сотрудников, персонализацию контента и удобный доступ к ключевым сервисам компании в едином цифровом пространстве. Польза для бизнеса:
.png)
Удобный сервис, который экономит время и повышает продуктивность рабочего процесса. До реализации проекта в АФК «Система» отсутствовала система личных кабинетов, что затрудняло коммуникацию из-за нехватки единого пространства с контактами и информацией о коллегах. Разработан удобный интерфейс личного кабинета, где сотрудник получает быстрый доступ к нужным контактам и ссылкам внутри корпоративного портала, а также удобный инструмент управления заявками
Мобильное приложение воспроизводит полный функционал и возможности веб-версии личного кабинета
.png)
Бронирование переговорных перестало быть рутиной и стало инструментом оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности использования пространства. Ранее бронирование велось через устаревший портал без нужного функционала и удобства. Сейчас сотрудники быстро бронируют переговорные с телефона или компьютера, используя фильтры для выбора по дополнительным критериям (например, наличие компьютера или ВКС). Бронирование осуществляется по гибкому графику с доступом ко всем комнатам и возможностью выбирать переговорные с нужным набором опций для конкретных мероприятий. Все брони и календарь событий доступны в мобильном приложении на любом устройстве, что позволяет администраторам, секретарям и сотрудникам видеть актуальную ситуацию по бронированиям: кто, когда и сколько времени пользуется комнатами
Мобильное приложение повторяет весь основной функционал для удобства пользователей
Модуль универсализировал работу с заявками, охватив все подразделения АФК «Система», что сделало процессы прозрачными и значительно сэкономило время HR-сервиса. Ранее сотрудники были неудовлетворены уровнем автоматизации и детализации системы, не имели единого окна для подачи и контроля заявок. Благодаря автоматизации заявки переведены в электронный вид с единым окном приёма, распределением по типам и отлаженным механизмом обработки без выхода во внешние системы, что позволяет оперативно решать вопросы сотрудников. В личном кабинете сотрудники наглядно видят статус заявок, ответственных исполнителей, сроки выполнения, готовность справок и могут скачивать документы из карточек заявок
Мобильная версия поддерживает подачу, согласование и отклонение заявок, обеспечивая удобство работы с любого устройства
.png)
Решение помогло организовать комплексное управление отпусками с учетом корпоративных и законодательных требований. Ранее согласование отпусков происходило вручную: сотрудник уведомлял руководителя о планируемых датах, руководитель фиксировал эту информацию и передавал в отдел кадров, при этом отсутствовала наглядная визуализация графиков, что вызывало необходимость постоянных уточнений. Компания перешла к оцифрованному процессу на корпоративном портале, где сотрудники стали быстрее согласовывать отпуска, а HR-отдел избавился от путаницы с пересечением графиков и унифицировал оформление отпусков
Цифровизовали и упростили систему формирования кадрового резерва. Это помогает мотивировать сотрудников, формировать культуру непрерывного развития и оперативно закрывать вакантные позиции, снижая при этом расходы на поиск персонала. Ранее работа с кадровым резервом велась во внешних, разрозненных источниках, что приводило к потере информации и отсутствию единого цифрового инструмента у HR для накопления данных о резервистах. Сейчас компания получила прозрачный и доступный онлайн-механизм управления актуальной базой кандидатов в резерв с возможностью работы на любом устройстве, что обеспечивает эффективность и оперативность в подборе и управлении кадровыми ресурсами
Удобный инструмент для обеспечения руководителей и сотрудников актуальной информацией, необходимой для рабочих бизнес-процессов. Ранее новости распространялись напрямую от руководителей или секретарей либо через сарафанное радио, что приводило к искажению информации и ее неполучению частью сотрудников. В результате внедрения решения компания получила возможность оперативного и автоматизированного информирования сотрудников, повышения их вовлеченности и чувства причастности ко всем корпоративным процессам
Дополнительно реализован отдельный блок «Корпоративный журнал» с последними выпусками корпоративной прессы, доступными для чтения и скачивания в формате PDF
Кроме основных модулей реализован ряд необходимых стандартных возможностей: телефонный справочник, оргструктура и активы компании, форма обратной связи для контакта с руководством, медиа-браузер с встроенным плеером, сервис опросов и корпоративная база знаний и ряд пользовательских виджетов, например календарь корпоративных событий, динамические ленты последних назначений, новых сотрудников и дней рождений, анонсы новостей, статусы по заявкам, актуальные котировки и курсы валют, быстрые ссылки и популярные контакты конкретного пользователя
